個人や少人数でレンタル事業を運営していると、商品の貸出・返却管理、予約対応、顧客情報管理など、バックヤード業務の煩雑さに頭を悩ませていませんか？
「人が足りない」「時間がない」といった課題は、事業の成長を妨げる大きな要因になりかねません。
しかし、これらの課題はデジタルトランスフォーメーション（DX）ツールを導入することで、劇的に改善できる可能性があります。
本記事では、少人数で運営するレンタル事業のバックヤード業務を効率化し、事業成長を加速させるためのおすすめDXツールを5つのカテゴリーに分けてご紹介します。
自社の課題に合ったツールを見つけ、業務効率化への第一歩を踏み出しましょう。
レンタル事業が抱えるバックヤード業務の課題
DXツールをご紹介する前に、まずはレンタル事業特有のバックヤード業務における課題を整理してみましょう。
- 在庫管理の煩雑さ：商品の貸出状況、返却予定、メンテナンス履歴などをExcelや手書きで管理していると、ダブルブッキングや在庫の紛失といったミスが発生しやすくなります。
- 予約・顧客対応の非効率：電話やメールでの予約受付は、対応に時間がかかるだけでなく、聞き間違いや記録漏れのリスクが伴います。
- 手作業による請求・経理処理：請求書の発行や入金確認、売上集計などの経理業務に多くの時間を費やしてしまい、本来注力すべきコア業務がおろそかになりがちです。
- 情報の属人化：特定のスタッフしか業務の進め方や顧客情報を把握していない状況は、そのスタッフが不在の際に業務が滞るリスクを抱えています。
これらの課題を放置すると、顧客満足度の低下や機会損失につながる可能性があります。
そこで重要になるのが、DXツールによる業務の自動化と情報の一元管理です。
【カテゴリー別】レンタル事業の効率化におすすめのDXツール5選
ここからは、レンタル事業のバックヤード業務を効率化するDXツールを5つのカテゴリーに分けて具体的にご紹介します。
1. 在庫管理システム｜「モノ」の動きを正確に把握
レンタル事業の根幹である在庫管理。
Excelでの管理に限界を感じているなら、専用システムの導入が不可欠です。
QRコードやRFIDタグを活用すれば、入出庫作業を大幅に効率化し、ヒューマンエラーを防ぎます。
おすすめツール：ZAIKA（ザイカ）
ZAIKAは、レンタルサービスに特化したクラウド型の在庫管理システムです。
個々の在庫にQRコードやRFIDタグを貼り付け、スマートフォンアプリで読み取るだけで簡単に出荷・返却管理ができます。
在庫ごとの稼働率や収益率も可視化できるため、データに基づいた経営判断にも役立ちます。
- 主な機能：QR/RFIDでの在庫管理、予約管理、収益・稼働データ分析
- 特徴：無料プランから始められ、事業規模の拡大に合わせてプランをアップグレードできます。
| こんな事業者におすすめ |
|---|
| Excelでの在庫管理から脱却したい |
| 在庫の紛失やダブルブッキングを防ぎたい |
| どの商品がどれだけ利益を上げているか把握したい |
2. 予約管理システム｜24時間365日、自動で予約受付
電話やメールに頼った予約受付は、営業時間内にしか対応できず、機会損失につながります。
予約管理システムを導入すれば、顧客はいつでも好きなタイミングで予約でき、事業者は管理の手間から解放されます。
おすすめツール：RESERVA（レゼルバ）
RESERVAは、350以上の業種に対応する国内最大級のSaaS型予約システムです。シンプルな操作性が特徴で、専門知識がなくても最短3分で予約サイトを作成できます。事前決済機能を使えば、予約時のオンライン決済が可能になり、無断キャンセルの防止や当日の会計業務の削減にもつながります。
- 主な機能：予約サイト作成、オンラインカード決済、顧客管理、自動メール配信
- 特徴：無料プランでも多くの機能が利用でき、有料プランも比較的安価なため、小規模事業者でも導入しやすいのが魅力です。
3. 顧客管理（CRM）ツール｜顧客情報を一元管理し、関係を強化
顧客情報がバラバラに管理されていると、過去の利用履歴や問い合わせ内容をすぐに確認できず、スムーズな対応が難しくなります。
CRM（Customer Relationship Management）ツールで顧客情報を一元管理し、サービス品質の向上やリピート利用の促進につなげましょう。
あわせて読みたい：「また借りたい」を生む顧客体験（CX）とは？リピート率を向上させるCRM活用術
おすすめツール：Zoho CRM（ゾーホー シーアールエム）
Zoho CRMは、世界で25万社以上が導入するクラウド型のCRM/SFAツールです。
顧客情報、商談履歴、問い合わせ対応履歴などを一元的に管理できます。
無料プランでも最大3ユーザーまで利用でき、顧客管理の基本機能を十分に活用できるため、初めてCRMを導入する企業に最適です。
- 主な機能：顧客情報管理、案件管理、ワークフローの自動化、レポート作成
- 特徴：他のZohoサービス（会計、MAツールなど）との連携がスムーズで、事業拡大に合わせて機能を追加しやすい拡張性の高さも魅力です。
4. 会計ソフト｜面倒な経理業務を自動化
請求書の発行、入金確認、確定申告など、煩雑な経理業務はクラウド会計ソフトで効率化しましょう。銀行口座やクレジットカードと連携すれば、取引明細を自動で取り込み、仕訳作業の手間を大幅に削減できます。
おすすめツール：freee会計（フリー）
freee会計は、「簿記の知識がなくても使える」ことをコンセプトに開発されたクラウド会計ソフトです。〇✕形式の質問に答えるだけで確定申告書類が作成できるなど、経理初心者にも優しい設計が特徴です。請求書作成機能も備わっており、作成から送付、入金管理までを一貫して行えます。
- 主な機能：帳簿作成、請求書発行、確定申告書類作成、経営レポート
- 特徴：スマートフォンアプリの使いやすさにも定評があり、移動中などの隙間時間で経費精算や帳簿の確認ができます。
5. ビジネスチャットツール｜迅速な情報共有とコミュニケーション
少人数チームだからこそ、迅速な情報共有と円滑なコミュニケーションが重要です。
ビジネスチャットツールを導入すれば、メールよりも気軽に、かつ確実に情報を伝達でき、チーム全体の生産性を向上させます。
おすすめツール：Slack（スラック）
Slackは、世界中で広く利用されているビジネスチャットツールです。
案件ごとや顧客ごとなど、テーマ別に「チャンネル」を作成して情報を整理できるため、後から必要な情報を見つけやすいのが特徴です。
様々な外部ツールとの連携も可能で、業務のハブとして活用できます。
- 主な機能：ダイレクトメッセージ、グループチャット（チャンネル）、ファイル共有、外部サービス連携
- 特徴：無料プランでも基本的な機能は十分に利用可能です。重要な決定事項やノウハウをチャンネルに残しておくことで、情報の属人化を防ぎます。
まとめ：DXツールでバックヤード業務を効率化し、事業を成長させよう
今回は、少人数で運営するレンタル事業のバックヤード業務を効率化するためのDXツールを5つご紹介しました。
- 在庫管理：ZAIKA
- 予約管理：RESERVA
- 顧客管理：Zoho CRM
- 会計業務：freee会計
- 情報共有：Slack
これらのツールを導入することで、これまで手作業にかけていた時間を大幅に削減し、顧客満足度向上のための施策や新規顧客獲得といった、事業を成長させるためのコア業務に集中できるようになります。
まずは自社の業務の中で最も課題を感じている部分から、無料プランなどを活用してスモールスタートしてみてはいかがでしょうか。
DXツールを賢く活用し、効率的で収益性の高いレンタル事業運営を目指しましょう。
この記事の監修者
株式会社ミライガタリ代表取締役 上岡裕
多数のレンタル事業者のECサイト構築を手がけ、業界に特化した豊富な実績を持つ。EC構築、アプリ構築の知見を土台に商工会議所等の相談員講師として活動し、多くの事業者のサポートを行う。事業のDX化による経営改善が得意領域。
レンタル事業の社会的、経営的強さに魅せられEC構築サービス『レンタルGO』発案、開発。自身が代用を務める株式会社ミライガタリにてサービスを提供中。
都城工業高等専門学校卒。1児の父。
